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Facture, devis, contrat ou rendez-vous : l'importance d'une bonne gestion de son entreprise

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Si vous êtes professionnel du bâtiment, vous avez peut-être le sentiment que les tâches administratives représentent une grosse partie de votre travail quotidien. La gestion des factures, devis et contrats de travaux est effectivement chronophage mais essentielle à la bonne santé financière de votre entreprise, tout autant que la qualité de vos interventions. Découvrez les avantages d’une gestion optimale d’entreprise ainsi que les outils disponibles pour l’améliorer durablement.

 

 

Sommaire :

1. Quels outils pour une bonne gestion d’entreprise ?

  • a. Les logiciels CRM
  • b. L’établissement automatisé des devis
  • c. Simplifier la prise de rendez-vous

2. Les avantages d’une bonne gestion d’entreprise

  • a. Libérer du temps pour les tâches à valeur ajoutée
  • b. Simplifier le travail des collaborateurs
  • c. Limiter le risque d’erreur
  • d. Démontrer son professionnalisme
  • e. Éviter les litiges

 

 

1. Quels outils pour une bonne gestion d’entreprise ?

 

Les logiciels CRM

Les outils CRM (Customer Relationship Management) sont utilisés pour gérer la relation client, mais pas uniquement. Ils permettent de centraliser et d’analyser toutes les données relatives aux intervenants externes à votre société : clients, fournisseurs, sous-traitants, bureaux d’études. En fonction de vos priorités et de votre domaine d’activité, un logiciel CRM peut vous faire gagner un temps précieux au quotidien. Voici quelques exemples d’utilisations :

  • suivre l’état d’avancement d’une prospection commerciale en cours ;
  • pré-enregistrer des courriers types et automatiser l’envoi d’e-mails (marketings, relance de paiement, satisfaction client) ;
  • pré-enregistrer des alertes automatiques de vigilance en interne (attestation d’assurance périmée, retard de paiement important…) ;
  • augmenter la productivité des services de communication en automatisant certaines tâches.

 

 

L’établissement automatisé des devis

La rédaction de devis est une étape cruciale pour la pérennité d’une entreprise. La principale difficulté d’établir un devis : y passer le moins de temps possible, tout en étudiant suffisamment le projet pour contractualiser et pour que les chantiers qui en découlent soient rentables

 

Pour pouvoir consacrer un maximum de temps sur l’analyse technique des projets, il est nécessaire d’automatiser les tâches qui peuvent l’être. Plusieurs logiciels spécialisés dans le domaine du BTP (dont des ERP précédemment cités) proposent de personnaliser des modèles de devis prédéfinis et de programmer une base de prix propre à votre entreprise. 

 

Par exemple, si vous dirigez une entreprise de plomberie et êtes souvent sollicités pour des recherches et réparations de fuites, vous pouvez créer un modèle de devis duplicable dans lequel vous n’aurez qu’à :

  • modifier les coordonnées du consommateur ;
  • adapter votre forfait de déplacement en fonction de la localisation de l’intervention ;
  • ajuster le nombre d’heures de main d'œuvre en fonction de la description du désordre.

 

Ces outils sont conçus pour être rapidement pris en main et s’avèrent plus simples d’utilisation qu’un tableur traditionnel (type Excel). 

 

 

Simplifier la prise de rendez-vous

La prise de rendez-vous client est souvent un casse-tête qui pèse sur la gestion de l’entreprise au quotidien. Si elle est assurée par le commercial lui-même ou le technicien chargé d’effectuer la visite, elle nécessite parfois plusieurs rappels au prospect pour trouver une disponibilité commune. 

 

Cas de figure classique : le technicien est souvent en rendez-vous et n’est pas disponible pour répondre à l’appel du client. Ce dernier est lui-même occupé lorsqu’il est rappelé par votre société. Chacun laisse un message vocal à l’autre et trouver un créneau commun s’avère être un processus assez long.

 

Des outils simples existent pour simplifier cette tâche et éviter de nombreux appels. Il est par exemple possible de définir vos disponibilités hebdomadaires sur une plateforme ou un agenda en ligne et de l’envoyer directement à vos prospects. Ils s’inscrivent ensuite eux-mêmes à l’horaire qui leur convient. Ainsi, votre agenda se remplit uniquement aux moments où vous êtes disponible sans nécessiter d’action de votre part.

 

 

2. Les avantages d’une bonne gestion d’entreprise

 

Libérer du temps pour les tâches à valeur ajoutée

Par manque de temps au quotidien, il est fréquent pour les dirigeants d’entreprise de ne pas s’attarder sur la mise en place d’une organisation cadrée pour les tâches administratives. C’est particulièrement le cas dans le domaine du BTP, et encore plus vrai dans les petites structures. L’administratif est souvent peu informatisé, peu automatisé et devient par conséquent très chronophage. 

 

Prendre du temps pour en gagner peut sembler paradoxal mais s’avère nécessaire pour réellement libérer de l’espace pour les tâches plus « essentielles » à votre activité. Par exemple, la mise en place d’un agenda en ligne commun et accessible à tous les salariés peut éviter de nombreux allers-retours par mail pour organiser des réunions de travail. 

 

Une fois ces processus déterminés (et ayant prouvé leur efficacité), vous pourrez concentrer vos efforts sur des domaines participant au développement de votre entreprise :

  • le marketing, la prospection ;
  • l’amélioration de la visibilité en ligne ;
  • le recrutement si besoin ;
  • une analyse technique plus poussée des devis ;
  • la négociation des prix fournisseurs ou la mise en place de partenariats sur le long terme.

 

 

Simplifier le travail des collaborateurs

Utiliser des outils qui structurent les données de l’entreprise et qui offrent la possibilité de les relier entre elles allège grandement la charge de travail des collaborateurs. La recherche d’information est simplifiée et le sentiment d'être submergé par la paperasse s'atténue. Par exemple, il est souvent possible de créer des devis, puis de les transformer automatiquement en facture après leur signature et de suivre les paiements des clients depuis un même module, sans avoir à créer des tableaux de suivi manuels. 

 

 

Limiter le risque d’erreur

Utiliser des bases de données uniques prévues à cet effet, des modèles de documents  duplicables à chaque nouvelle affaire ou des processus automatisés limite le risque d’erreur. Cette manière de travailler réduit le risque de documents créés en double ou d’envoi d’un document qui ne serait pas à jour. 

 

 

Démontrer son professionnalisme

La prise de rendez-vous client, la visite en elle-même et l’envoi d’un devis sont des actions qui nouent le premier contact avec un prospect. Une prise en charge sérieuse, votre disponibilité et l’envoi d’un devis détaillé dans les délais annoncés démontrent votre professionnalisme. 

 

La volonté de comparer les prix rend très probable le fait que vos clients potentiels rencontrent plusieurs professionnels avant de faire leur choix. Profitez de cette occasion pour vous démarquer par votre sérieux. À prestation et prix équivalents, cette qualité jouera très certainement en votre faveur face à une entreprise concurrente.

 

 

Éviter les litiges

Mettre en place des processus clairs, toujours identiques, et conserver un historique de chaque envoi est indispensable pour éviter les litiges et réclamations. Plus les éléments transmis seront transparents, homogènes et justes, plus le risque d’incompréhension ou de confusion sera limité pour vos clients ou sous-traitants. 

 

Si vous avez déjà rencontré des difficultés de ce type par le passé, n’hésitez pas à vous servir de ces expériences pour cibler les points à préciser dans vos documents futurs. Par exemple, clarifiez au maximum l’étendue de vos interventions et la référence des produits dans vos devis, détaillez vos modalités de règlement pour éviter tout retard de paiement. Enfin, n’hésitez pas à lister les missions non prévues dans le descriptif de vos devis ou contrats de travaux. 

 

Pour une gestion d’entreprise optimale et sereine, préférez la précision dans toutes vos pièces administratives. Gardez en tête que gérer un litige est toujours plus énergivore et chronophage qu’un document bien réfléchi.

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